LivraisonIntelligente – Livraison électronique de la police

LivraisonIntelligente est la solution de livraison de police par voie électronique de BMO Assurance qui vous permet de gérer vos documents de police et les exigences de mise en vigueur de votre client.

• Passer en revue les polices et les transmettre par voie électronique à vos clients.
• Saisir les signatures électroniques sur les principales exigences de mise en vigueur.
• Remplir toutes les exigences de mise en vigueur manuelles.
• Retourner les exigences liées à la mise en vigueur à BMO Assurance par voie numérique, en temps réel.

Le document LivraisonIntelligente – Guide à l’intention du conseiller et la vidéo d’instructions devraient vous fournir tout ce que vous devez savoir pour effectuer une livraison par voie électronique. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire avec le processus de LivraisonIntelligente, veuillez communiquer avec notre équipe Soutien, Services numériques à l’adresse assurance.ese@bmo.com ou en composant le 1-855-208-3675, du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h (HE).

Si vous avez des questions au sujet des exigences en matière de livraison ou du contrat d’une police en particulier, veuillez communiquer avec l’équipe Nouvelles affaires de l’agence générale ou les Comptes nationaux.

Pour accéder à LivraisonIntelligente, veuillez consulter le site Soutien au conseiller, en utilisant un nom d’utilisateur et un mot de passe qui vous ont été fournis lors de votre mise sous contrat avec
BMO Assurance. Après avoir ouvert une session, cliquez sur l’onglet LivraisonIntelligente pour commencer.

Si vous n’avez pas ces renseignements, veuillez communiquer avec notre équipe Soutien, Services numériques à l’adresse assurance.ese@bmo.com ou composez le 1-855-208-3675, du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h (HE).

Le conseiller de service recevra un courriel dès qu’une police aura été émise et sera disponible pour la livraison par voie électronique. Les agences générales recevront une copie de cet avis.

Oui, le conseiller de service peut désigner un assistant autorisé pour aider à la livraison par voie électronique d’une police. Un assistant autorisé peut :

• consulter la police dans leur tableau de bord LivraisonIntelligente;
• consulter les renseignements sur la police et effectuer toutes les étapes du processus de livraison par voie électronique, à l’exception de la signature électronique des documents de livraison par voie électronique.

La personne responsable de la livraison en dernier ressort demeure le conseiller de service, qui doit donc signer électroniquement les documents de livraison par voie électronique.

La solution LivraisonIntelligente est maintenant le mode de réception par défaut pour toutes les nouvelles polices d’assurance vie et maladie grave, ainsi que pour toutes les transformations . Toutefois, dans certains cas, la livraison par voie électronique n’est pas prise en charge et une police sur papier est émise par défaut.

La solution LivraisonIntelligente ne peut pas être utilisée :

• si chaque titulaire et chaque personne assurée ne disposent pas de leurs propres adresses courriel ou de leurs propres numéros de téléphone mobile (requis aux fins d’authentification);
• si l’une ou l’autre des personnes dont la vie est assurée est âgée de moins de 16 ans (ou de 18 ans dans la province de Québec);
• si la police est détenue par une entité (entreprise ou fiducie) et que la personne assurée n’est pas l’unique signataire autorisé de l’entité;
• si la police est une transformation de police d’assurance temporaire émise à l’origine par Abbey Life, ITT Hartford ou Norwich Union¹;
• si la police est une rente ou un fonds distinct;
• pour les polices établies à la suite d’une scission de la police ou d’une autre modification apportée à une police en vigueur.
• si le client ou le conseiller se trouve à l’extérieur du territoire où le conseiller est titulaire d’un permis d’assurance.

Par défaut, BMO Assurance n’émettra des contrats sur papier que pour les polices non admissibles à la livraison par voie électronique.

Après avoir suivi le processus de livraison par voie électronique et téléchargé la police, les clients peuvent l’imprimer. Le conseiller peut également imprimer la police une fois le processus de livraison par voie électronique terminé.

Si une trousse de livraison par voie électronique a été envoyée au conseiller et qu’il est déterminé que le client préfère un contrat papier, le conseiller peut refuser la trousse de livraison par voie électronique en cliquant sur le lien Refuser la police à l’écran Examen de la livraison par voie électronique et en indiquant que le client préfère la réception de documents papier.

Il n’y a aucune restriction quant aux types d’appareils que les conseillers ou les clients peuvent utiliser pour effectuer le processus de LivraisonIntelligente. Pour terminer le processus de signature électronique, nous vous recommandons d’utiliser une tablette à écran tactile, un ordinateur portatif ou un ordinateur de bureau. D’autres ordinateurs portatifs et ordinateurs personnels peuvent également être utilisés. L’appareil doit être connecté à Internet pour que la livraison par voie électronique soit effectuée.

La compatibilité de LivraisonIntelligente avec les versions les plus récentes d’Edge, Chrome, Firefox et Safari a fait l’objet d’essais approfondis.

Une trousse de livraison par voie électronique sera accessible jusqu’à la date d’expiration indiquée dans le tableau de bord LivraisonIntelligente. Dans la plupart des cas, c’est 45 jours après la date d’émission de la police.

Chaque signataire dispose de sept jours pour terminer le processus de signature avant que la session ne prenne fin. Si la session de signature prend fin avant la date d’expiration de la livraison par voie électronique et que le client souhaite tout de même signer, une nouvelle invitation à signer électroniquement peut lui être envoyée à partir de l’écran État de la signature électronique, et téléversement et soumission des documents dans LivraisonIntelligente.

Dans la plupart des cas, vos clients devraient recevoir un courriel directement dans leur boîte de réception à partir de OneSpan.

Il peut toutefois arriver qu’en raison des paramètres du fournisseur de services Internet ou du fournisseur de services de messagerie, le courriel soit acheminé dans la boîte de courriels indésirables. Dans de telles circonstances, il vous suffit d’inviter vos clients à consulter leur dossier de courriels indésirables pour y trouver des messages OneSpan.

Le destinataire peut ensuite récupérer le courriel, le déplacer dans sa boîte de réception et passer aux étapes suivantes. En cas d’échec, ou si vous déterminez que vous devez corriger l’adresse courriel du client, vous pouvez le faire et envoyer de nouveau l’invitation en sélectionnant le bouton Renvoyer à côté des renseignements sur le client à l’écran État de la signature électronique, et téléversement et soumission des documents du dossier LivraisonIntelligente.

Si votre client a reçu le courriel d’invitation à la signature électronique et le code d’authentification par message texte, mais qu’il n’est pas en mesure d’ouvrir une session, veuillez communiquer avec notre équipe Soutien, Services numériques :

LivraisonIntelligente offre la possibilité de retourner une police à BMO Assurance et d’en préciser la raison. Lorsque vous consultez un cas, cliquez sur le bouton refuser la police et suivez les instructions à l’écran pour préciser pourquoi la livraison par voie électronique ne sera pas effectuée.

Les dossiers de livraison par voie électronique peuvent être consultés à l’onglet Historique de livraison par voie électronique dans LivraisonIntelligente pendant 30 jours à compter de la fin de la livraison par voie électronique. Vous pouvez télécharger la police et tous les exigences de mise en vigueur signés lorsque vous consultez un dossier à cet endroit.

LivraisonIntelligente utilise la même solution OneSpan que celle de la Proposition intelligente pour les signatures électroniques. Les seules différences sont les suivantes :

À l’heure actuelle, le processus de signature électronique de LivraisonIntelligente comprend les exigences de mise en vigueur standard ainsi que le récépissé de remise de police et l’avenant d’assurance (s’il y a lieu).

Si des documents supplémentaires doivent être remplis ou signés à la livraison, ils doivent être téléchargés manuellement, remplis et téléversés de nouveau dans LivraisonIntelligente pour les soumettre à BMO Assurance aux fins de mise en vigueur.

La méthode la plus efficace pour éviter l’exigence de documentation manuelle est de s’assurer que la proposition est complète et que tous les formulaires et les renseignements requis sont soumis avant l’émission de la police.

Dans le cadre des mises à jour futures de LivraisonIntelligente, BMO Assurance prévoit intégrer plus de formulaires dans le processus intégré de signature électronique.

Toute police qui reste sur le portail LivraisonIntelligente et pour laquelle la livraison par voie électronique n’est pas terminée à la date d’expiration de la période de livraison par voie électronique sera automatiquement refusée et BMO Assurance amorcera le processus d’annulation.

Non, LivraisonIntelligente prend en charge le processus de livraison de police de bout en bout et exige que la police soit livrée au moyen de la solution LivraisonIntelligente. Lorsqu’une police est livrée au moyen de LivraisonIntelligente, les personnes assurées recevront leurs divulgations confidentielles dans la trousse de documents à signer par voie électronique et auront l’occasion de les passer en revue avant de remplir le récépissé de remise. Le conseiller n’aura pas accès à ces documents confidentiels. Par conséquent, pour que la livraison soit effectuée correctement, il faut utiliser la solution LivraisonIntelligente.

LivraisonIntelligente permet également de retourner les exigences de mise en vigueur directement à BMO Assurance à partir de la plateforme pour un traitement plus efficace.

Si vous ou votre client préférez ne pas utiliser LivraisonIntelligente, veuillez utiliser le lien Refuser la police au bas de l’écran Examen de la livraison par voie électronique et fournir la raison pour laquelle la livraison par voie électronique ne sera pas effectuée.

Presque, mais pas tout à fait! Pour retourner les exigences de mise en vigueur à l’équipe Nouvelles affaires de BMO Assurance et terminer le processus de livraison par voie électronique, retournez à la police dans LivraisonIntelligente, traitez les documents remplis manuellement (s’il y a lieu) et, une fois que la police est à l’étape Examen final, cliquez sur le bouton Prêt à entrer en vigueur. Vous recevrez une confirmation que la livraison par voie électronique a été effectuée et que les exigences de mise en vigueur seront automatiquement retournés à BMO aux fins de traitement.

La trousse de mise en vigueur contient toutes les exigences nécessaires à la mise en vigueur d’une police en fonction des renseignements que BMO Assurance avait au sujet de la police au moment de son émission. S’il est déterminé qu’un autre document doit être soumis à BMO, les formulaires peuvent être téléchargés à partir du site Web des conseillers de BMO Assurance, remplis et envoyés par courriel à notre équipe Nouvelles affaires.

Lorsque la trousse de LivraisonIntelligente est retournée aux fins de mise en vigueur, ajoutez une note indiquant les documents supplémentaires qui ont été soumis par courriel.

Malheureusement, non. À l’heure actuelle, LivraisonIntelligente prend en charge uniquement la livraison de la police de BMO Assurance, les documents connexes et la signature électronique du récépissé de remise et de la modification (s’il y a lieu).

Les documents aux fins de signature manuelle sont tous les exigences de mise en vigueur autres que le récépissé de remise et la modification qui ne sont pas encore pris en charge dans le cadre du processus de signature électronique de BMO et qui doivent être remplis et retournés à BMO Assurance pour la mise en vigueur de la police.

Ces documents doivent être téléchargés et remplis en dehors de LivraisonIntelligente. Ils peuvent être remplis et signés au moyen d’une autre solution de signature électronique digne de confiance ou être signés manuellement. Une fois remplis, ils doivent être téléversés dans LivraisonIntelligente pour être retournés à BMO avec les autres documents de mise en vigueur signés par voie électronique.

Pour confirmer les exigences de mise en vigueur pour une police en particulier, consultez le rapport d’état sur le cas émis à l’onglet Examen de la trousse de livraison par voie électronique du dossier de la police. Si vous devez fournir des précisions sur une exigence, veuillez communiquer avec l’administrateur de votre agent général, le service Nouvelles affaires de BMO Assurance ou votre coordonnateur.

BMO Assurance accepte les documents signés électroniquement au moyen de solutions réputées (comme Docusign et OneSpan). Si le document signé par voie électronique comprend une preuve de signature électronique intégrée, aucun document supplémentaire n’est requis. Si la preuve de signature électronique n’est pas intégrée au document, elle peut être envoyée par courriel à notre équipe Nouvelles affaires aux fins de traitement.

Lorsque la trousse de LivraisonIntelligente est retournée aux fins de mise en vigueur, ajoutez une note indiquant que la preuve de signature électronique a été soumise par courriel.

Jusqu’à un total de 20 Mo de documents peuvent être joints et soumis au moyen de LivraisonIntelligente. Si vous avez des documents qui dépassent ce maximum, veuillez les envoyer par courriel à l’équipe Nouvelles affaires de BMO Assurance à l’adresse suivante : assurance.nouvelleaffaires@bmo.com.

Lorsque la trousse de LivraisonIntelligente est retournée aux fins de mise en vigueur, ajoutez une note indiquant les documents supplémentaires aux fins de signature manuelle qui ont été soumis par courriel.

Lorsqu’une police est à l’étape d’Examen par le conseiller, les coordonnées du client peuvent être mises à jour à l’onglet Confirmation des coordonnées et lancement de la livraison par voie électronique.

Une fois que le processus de signature électronique a été lancé et que la police est à l’étape En attente de signatures électroniques, vous pouvez mettre à jour les coordonnées, puis envoyer l’invitation à signer de nouveau par voie électronique en utilisant les renseignements révisés en cliquant sur le bouton Renvoyer à côté des renseignements sur le client à l’écran État de la signature électronique, et téléversement et soumission des documents de LivraisonIntelligente.

La fonction Relancer la signature doit être utilisée lorsqu’un signataire a rejeté le processus de signature électronique par erreur et que vous souhaitez recommencer le processus de signature électronique dès le début. La fonction relance l’examen de la police et le processus de signature électronique et invitera toutes les parties à passer en revue et à signer de nouveau les documents.

La fonction Renvoyer doit être utilisée lorsqu’un signataire individuel n’a pas reçu l’invitation à la signature électronique ou que son accès à la plateforme de signature électronique a été verrouillé. C’est également à cet endroit que l’adresse courriel et le numéro de téléphone mobile du signataire peuvent être mis à jour avant que l’invitation soit envoyée de nouveau. Une nouvelle demande de signature électronique sera envoyée au signataire concerné, sans incidence sur les autres signataires.

Le client a accès au contrat, aux divulgations et aux documents de livraison signés électroniquement par l’intermédiaire du portail OneSpan pendant une période de 30 jours à partir de la date à laquelle le processus de signature électronique est terminé. Il est essentiel que le titulaire de la police télécharge une copie de la police et la conserve en toute sécurité dans ses propres archives.

Si moins de 30 jours se sont écoulés depuis que les exigences de mise en vigueur ont été retournées à BMO Assurance par l’intermédiaire de LivraisonIntelligente, le conseiller peut télécharger une copie de la police en accédant au cas à partir de l’écran Historique de livraison par voie électronique de LivraisonIntelligente. Si plus de 30 jours se sont écoulés et que la police n’est pas encore en vigueur, veuillez communiquer avec notre équipe Nouvelles affaires ou avec votre coordonnateur pour obtenir une copie numérique que vous pourrez envoyer au client. Si la police a déjà été mise en vigueur, veuillez communiquer avec notre Service à la clientèle pour faire envoyer une autre copie numérique de la police au client.